Openoffice.org: Crearea cuprinsului automat în Writer

Nota redacției: OpenOffice.org este o suită completă de aplicații de birou, compatibilă cu Microsoft Office. Datorită complexității acesteia, va fi prezentată în mai multe articole.

Pentru a genera un cuprins automat pentru un text scris în Open Office Writer, trebuie să folosim stiluri de text. Prin folosirea acestora, putem să definim care cuvinte (propoziţii / fraze) vor fi titluri, subtitluri, sub-subtitluri şi aşa mai departe. Ce trebuie să facem este să definim cum se vor numi aceste stiluri (vom vedea imediat unde) şi cum vor arăta: tipul de scriere sau fontul, dimensiunea, alinierea, dacă să fie italic (cursiv) sau bold (îngroşat). Orice formatare care se doreşte a fi făcută asupra textului, poate fi făcută prin formatarea stilurilor. După ce am creat stilurile de care avem nevoie (pentru a diferenţia titlul de subtitlu şi de textul normal), vom aplica stilurile la porţiunile de text corespunzătoare. Acest articol se referă la versiunea Open Office Writer 2.4, dar majoritatea informațiilor sunt valabile și pentru versiunea 2.3.

Definirea şi atribuirea stilurilor
OO Writer Screenshot

În Open Office Writer există deja pentru orice document o serie de stiluri predefinite. Pentru a vedea fereastra care ne oferă acces la stilurile existente deja dar şi la opţiunile de modificare a acestora sau de creare a unor stiluri noi (ilustrată în Figura 1), trebuie să apăsaţi tasta F11, sau să accesaţi opţiunea Stiluri şi formatare din meniul Formatare.

Pe ecran va apărea fereastra din Figura 1, care conţine în secţiunea principală (notată cu 1 în figură), lista cu numele stilurilor deja existente. Această listă poate fi diferită, în funcţie de document, pentru că eventualele stiluri noi vor fi adăugate la lista de stiluri predefinite. Într-un document standard (Open Office 2.4, varianta în limba română), arată ca în figura 1 şi cuprinde mai multe stiluri dintre care interesante pentru crearea cuprinsului automat sunt:

  • implicit (default): este stilul paragrafului normal de text. Conţinutul mare, informaţia standard va fi formatată în acest mod.
  • Heading: unul din stilurile de titlu. Heading (diferit de header) poate fi folosit direct în forma în care este pentru a crea dintr-un cuvânt sau propoziţie un titlu. Pentru aceasta, puteţi selecta un text şi printr-un singur click pe numele Heading din lista de stiluri, textul va fi transformat  în titlu, iar programul va reţine că acel text este una din intrările ce vor intra în cuprins.
  • Heading 1, 2, 3… : sunt toate stiluri pentru subtitlu, sub-subtitlu şi aşa mai departe, fiecare fiind de un rang mai mic decât precendentul.

Una dintre opţiunile importante ale stilurilor este posibilitatea formatării lor. Pentru a modifica formatarea unui stil (ceea ce atrage după sine modificarea formatării tuturor porțiunilor de text stabilite în acel stil) trebuie doar să faceți clic dreapta pe stilul dorit a fi modificat și să alegeți opțiunea modificare.

În fereastra care apare (vezi Figura 2) se pot stabili toate elementele de formatare cunoscute: tipul de scriere, dimensiunea, alinierea, spațierea între linii sau paragrafe. Utilizatorul poate să își creeze și stilurile proprii: clic dreapta pe lista de stiluri, și opțiunea new va deschide o fereastră în care se solicită numele noului stil și elementele de formatare. În acest mod, dacă nu doriți utilizarea Heading, Heading1… 10 pentru titlurile din document, puteți crea stiluri cu numele Titlu, Subtitlu, Subtitlu1 ș.a.m.d.

Un element important în definirea titlurilor, este numerotarea capitolelor și subcapitolelor (1 , 1.1, 1.1.1 șamd). Pentru a defini automat această numerotare trebuie urmat următorul proces:

  1. modificarea stilurilor dorite a fi folosite ca titluri (Heading 1.. 10) și stabilirea din secțiunea Numbering a unui tip de numerotare (de ex. Numbering1 – vezi Figura 3). Este important ca toate stilurile ce se doresc a fi preluate în cuprins să fie stabilite cu același tip de numerotare, pentru a putea ordona corect capitolele și subcapitolele.
  2. Pentru numerotarea efectivă și consecutivă trebuie selectată din meniul Format opțiunea Bullets and Numbering (Buline și Numerotare).


În fereastra Buline și Numerotare, secţiunea opţiuni (Figura 4) se poate stabili numerotarea în funcţie de nivel. In partea stângă se selectează pe rând fiecare nivel care se dorește a fi numerotat: nivelul 1 reprezintă titlul, nivelul 2 subtittlu ș.a.m.d. În zona centrală a ferestrei putem stabili:

  • la secțiunea numbering: tipul de număr (arab, roman, litere etc)
  • câmpul before (înainte) – permite afișarea unui text sau simbol înainte numărului (de ex. „cap” de la capitol)
  • câmpul after (după) – perimite afișarea unui text sau simbol după număr (de exemplu punctul care separă numărul de titlul efectiv;
  • câmpul character style permite diferite tipuri de numerotare sau marcare. Acesta trebuie lăsat pe valoarea Numbering Symbols pentru o numerotare standard;
  • câmpul show sublevels – definește pentru nivelul selectat în stânga câte niveluri de numerotare îi corespund. Astfel pentru nivelul 1 acest câmp trebuie să ia valoarea 1, pentru nivelul 2 va lua valoarea 2 pentru a afişa numerotare de forma 1.1. , pentru nivelul 3 va lua valoarea 3 pentru a afișa 1.1.1. ș.a.m.d.
  • câmpul start at – definește ce număr va lua prima intrare de acel nivel (în loc de 1.1. se poate începe de la 1.2.).

Atenție! Open Office Writer oferă mai multe tipuri de stiluri: pentru paragraf, pentru caracter, pentru pagină, pentru liste (numerotate sau cu buline / bullets). Stilurile Heading1 până la 10 sunt la nivel de paragraf. Utilizarea stilurilor poate oferi avantaje importante și în alte contexte ale utilizării Open Office Writer. Pentru acestea vă recomandăm să citiți ghidul publicat la adresa: http://ro.openoffice.org/doc/user_guide/initiere/GS-Master.pdf

Crearea cuprinsului automat

După ce se stabilesc titlurile (selectare și click pe stilul dorit din listă), se poate genera cuprinsul automat folosind din meniul Insert (Inserare), opțiunea Indexes and Tables (Indecși și Tabele).

Fereastra Indexes and Tables (Figura 5) permite gestionarea cuprinsului. Câmpul Title este titlul care va apărea înaintea cuprinsului, Tip este tipul indexului inserat (trebuie să fie lăsat pe Table of Contents) iar Evaluate up to level stabilește care dintre Stiluri (Heading 1… 10) să fie folosit în cuprins.
Dacă se dorește folosirea unor stiluri personale pentru intrările în lista de cuprins, trebuie precizată corespondența între stil și nivelul de titlu (la modul Titlu – stil1, Subtitlu – stil2, Sub-Subtilu – stil3). Acest lucru poate fi făcut tot din fereastra Insert Index / Tables (Figura 5), din secțiunea Styles / Stiluri (vezi figura 6).

După finalizarea configurărilor necesare, se apasă ok și cuprinsul va fi inserat. Orice modificare ulterioară în conțiunutul documentului va fi actualizată în cuprins prin click dreapta pe cuprins și alegerea opțiunii Update Index/Table.